Testimonial Ubuntu

Een verhaal over organisatieontwikkeling

Over Ubuntu

 

Aan het woord  Emmy Feys, coach organisatieontwikkeling.

Ubuntu ...

  • is een sociale netwerkorganisatie in het zuiden van West-Vlaanderen voor personen met een beperking.
  • biedt ondersteuning thuis, in het dagcentrum maar ook op vlak van wonen.
  • begeleidt een 1000-tal cliënten verspreid over de regio dus belangrijke en gekende speler.
  • 'zorgen voor' zit in Ubuntu's DNA.

Uitdagingen waarmee Ubuntu werd geconfronteerd

 

Emmy: “Onze grootste woning op de site werd een 4-tal jaren terug opgericht. Het is de enige woning binnen groep Ubuntu die instaat voor cliënten met een ernstige, meervoudige beperking. Een stevige uitdaging. Een nieuw team werd samengesteld van 28 medewerkers voor 30 cliënten. Dus nieuw gebouw, nieuwe doelgroep, nieuw team en nieuwe coördinator. We waren samen op zoek naar een nieuwe, passende dynamiek en daar zochten we ondersteuning voor".

Insteek en concrete invulling opdracht

Emmy: “Het idee ontstond om de woning op te splitsen in 2 focusteams in plaats van één groot team dat alles over iedereen moest weten. Op dat moment kwam Anker in beeld om mee de optimalisatie te leiden.

Isabel was als externe facilitator niet verbonden aan onze organisatie, kon objectief kijken (zonder verleden), en veranderingen voorstellen. En dat is een grote stap in de goede richting gebleken.”

“Voor de zomer startte de Anker consultant met de voorbereiding van de reorganisatie, zowel op inhoudelijk (uitschrijven draaiboek tot in de details) als op praktisch vlak (uurroosterplanning, etc). In overleg deelden we de teams op omdat hiervoor wel een interne blik nodig is. De eerste coördinator werd vrij snel gevonden.
De reorganisatie ging in voege vanaf 1 oktober. De doorstart werd verder begeleid door Anker.
Door gebrek aan een tweede coördinator, werd de opdracht verlengd en opgesplitst. Isabel nam tijdelijk, ad interim, de operationele taken van de tweede coördinator op zich. 

Er werd heel recent iemand gevonden voor deze functie waardoor ze nog even parallel kunnen lopen om samen ook het tweede team te omkaderen. Het is een jong iemand met veel energie en goesting maar dankzij deze extra begeleiding kunnen we haar met een stevige bagage de werkvloer opsturen."

Hoe werd de optimalisatie onthaald?

Emmy: “De Anker consultant kon individueel bouwen en zaken benoemen. Ze kon, doorheen de tijd, bij heel wat medewerkers mogelijke weerstand weg ‘masseren’. En dat is een grote troef. Je moet weerstand ook durven zien als een kans om met mensen in gesprek te gaan. 
We hebben, ter afronding van het traject, een individuele ronde gedaan en daar spreken sommige collega’s van een ‘positief verhaal’... dus er is al een hele weg afgelegd.

Ook voor de directie en het beleidsteam kon Isabel een spiegel voorhouden: zien we het juist of zitten we in een tunnelvisie? Want je wil alles helder krijgen. Onze struikelblokken werden geanalyseerd en bevestigd en dan voel je dat je op het juiste spoor zit. En nu moeten we bouwen en naar de toekomst kijken. Samen, als een team.”

 

Wat wil je verANKERen in de organisatie?

Emmy: “De sterke betrokkenheid bij dit veranderingstraject, zorgde voor mij persoonlijk ook voor professionele groei. Zo besefte ik dat ik meer gebruik kan maken van methodieken. Methodieken zijn een sterke insteek: het objectiveert veel en biedt handvaten aan als het moeizaam loopt. Anders blijf je in rondjes lopen. Je neemt wat afstand. Methodieken zorgen voor constructieve paden.

De Anker consultant werkte ook een draaiboek uit volledig op maat van de woning. Een tool die zijn nut bewezen heeft én een echte houvast biedt. Je kan mensen heel concreet aansturen, zeggen waar hun verantwoordelijkheden liggen en begeleiden. Het is een grote meerwaarde gebleken bij een team dat nog zoekende is. Iedereen kan zich hieraan houden en de nieuwe coördinator heeft opgemerkt dat medewerkers het niet vreemd vinden als een leidinggevende actief aanstuurt. Vaak hebben we daar, als coördinatoren, wat schik voor. Uiteraard willen we een grote medewerkersparticipatie en een zekere flexibiliteit. Maar ik heb geleerd dat het ene het andere niet hoeft uit te sluiten. Vrijheid zeker, maar ook duidelijkheid want dat werkt, zeker in grote teams.

Tot slot wil ik graag Isabel en Anker bedanken voor de onvoorwaardelijke steun en het uitgesproken engagement doorheen dit traject. Vanuit Ubuntu kijken we hierop terug als een positieve ervaring en ondervinden we nog dagelijks de meerwaarde hiervan”.